Messagerie instantanée / clavardage / chat (tchat) / IM (instant messaging) autant de noms pour parler d’un même système qui permet d’échanger des messages textuels et/ou des fichiers (images, vidéos, sons) en temps réel entre plusieurs utilisateurs connectés à la même communauté.

Ces dix dernières années, notre façon de communiquer a été bouleversée

Avec l’avènement des réseaux sociaux aux objectifs variés, les attentes se sont démocratisées. L’instantanéité, le partage de l’informel et la présence/visibilité, sont devenus des conditions sine qua non dans le contexte personnel comme professionnel.

Cette année 2020 n’aura fait que renforcer les besoins de mieux communiquer, sans formalisme poussé, pour créer et maintenir nos liens. La messagerie instantanée apporte également une réponse à une problématique trop souvent constatée en entreprise : les boites mails sont saturées. Parfois pour des messages courts, ayant un intérêt limité dans le temps, parfois avec de nombreuses personnes en copie. Et lorqu’on souhaite rechercher ou remettre en lien des éléments, on perd beaucoup de temps. En plus d’offrir une solution efficace à ces problèmes, la messagerie instantanée offre de nombreux avantages, en voici quelques-uns.

5 raisons d’adopter la messagerie instantanée :

Fini de jongler entre les clients mail aux interfaces complexes, différentes sur PC et sur smartphone, ou de chercher un mail dans une dizaine de dossiers imbriqués. Les solutions de messagerie instantanée proposent des interfaces claires, intuitives et uniformisées entre tous les appareils. De plus, les messages sont organisés en canaux et fils de discussions, faciles à retrouver.

L’interconnexion des utilisateurs d’une même organisation de travail permet à tout un chacun d’apprendre à connaître ses collègues ou groupes de travail, sans passer par une tierce personne. Canaux de communication public, messages privés et groupes privés rendent les échanges plus instantanés, plus spontanés. Afin de ‘contrôler’ à minima l’accès des utilisateurs, une personne ne pourra rejoindre cette communauté que via le lien d’invitation d’un membre.

L’accès à la messagerie instantanée se fait sans configuration, il suffit que vous soyez connecté au réseau de votre entreprise, ou à internet pour échanger avec tous vos collègues, ou personnes externes habilitées ! Que que vous soyez au bureau, chez vous en télétravail ou même en déplacement, vous pourrez donc y accéder. C’est également un moyen très pratique d’alerter les autres lors du dysfonctionnement d’un outil ou d’un élément sur le réseau. Bien souvent, vous pouvez également passer des appels audio ou vidéo, sans coût supplémentaire !

L’arrivée de messages textuels enrichis de smileys, de gifs, de vidéos, de prévisualisations des liens, permet de fédérer tout une communauté au travers d’un message, en y apportant des ‘réactions’ et ainsi montrer plus visiblement l’engagement des utilisateurs, la visibilité/portée de ce dernier 👍 . De plus, la messagerie instantanée fédère des utilisateurs appartenant à une même communauté de confiance, il n’y a donc pas de spam possible !

Lorsque l’on partage des photos ou vidéos le média s’affiche automatiquement, ce qui n’est pas souvent le cas dans les messageries traditionnelles. Plus besoin de télécharger le fichier, la photo s’agrandit par un simple clic, la vidéo se lance toute seule, les documents s’affichent et s’ouvrent automatiquement, parfois même sur des outils collaboratifs directement.

L’avantage de la messagerie instantanée, c’est que l’on peut facilement l’associer à d’autres outils : système de stockage de fichiers, plateforme de visioconférence, agenda, suivi des temps, … Pour cela, on peut utiliser des extensions existantes, mais aussi développer des chatbots, qui sont également très utile afin de fournir des réponses automatiques, faire remonter des informations (météo, statistiques, …) régulièrement, et bien plus encore !

Avec tout cela, comment peut-on bien choisir la messagerie instantanée adaptée à ses besoins ?

Pour le savoir il faut déjà identifier vos besoins, chaque messagerie instantanée a ses avantages et ses limites. Dans un contexte professionnel la sécurité des données est primordiale, en choisissant une solution à déployer localement, vous assurez à vos utilisateurs la confidentialité totale des échanges.

Dans un contexte personnel vous allez vouloir vous baser sur des numéros de téléphone pour échanger avec des personnes de différents réseaux.

Voici quelques noms représentatifs depuis plusieurs années de la messagerie instantanée :
• la messagerie instantanée basée sur les numéros de téléphone : Whatsapp, Skype, Viber
• la messagerie instantanée pour les membres d’une même communauté : Messenger (Facebook)
• la messagerie instantanée qui se concentre en plus sur la sécurité et le contrôle des données : Telegram, Signal, RocketChat, Tchap – messagerie sécurisée de l’Etat
• la messagerie instantanée qui s’interface à d’autres solutions : Slack, Microsoft Teams, Discord

Finalement nous connaissons toutes et tous depuis des années le mail comme point central de toute communication. Avec la transformation des usages, le besoin d’instantanéité des plus ou moins jeunes générations, la messagerie instantanée supplanterait-elle cette logique ? Relayant ainsi en arrière-plan le mail formel, au profit des plateformes collaboratives (ndt. digital workplace) ?

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