La Métropole de Lyon fluidifie ses processus de communication et de collaboration grâce à sa plateforme “ENSEMBLE”

La Métropole de Lyon fluidifie ses processus de communication et de collaboration grâce à sa plateforme “ENSEMBLE”

Un changement des usages pour garantir sa souveraineté numérique

La crise sanitaire a bouleversé le monde du travail et continue de perturber les organisations. De nouveaux enjeux – organisationnels, stratégiques, sociétaux – ont surgi et le développement du télétravail ne constitue que l’une des problématiques les plus prégnantes. En effet, comment garantir une communication fluide et développer l’acculturation à de nouvelles routines pour affermir à la fois le liant entre les équipes tout en sécurisant la performance globale ? C’est le défi auquel s’est attaquée la Métropole de Lyon en développant sa plateforme de services collaboratifs ENSEMBLE. Soucieuse de préserver sa souveraineté numérique, elle a fait appel à des outils open source pour s’affranchir de solutions propriétaires et à un hébergement hexagonal de ses données. Enfin, son approche s’inscrit dans une démarche globale de frugalité numérique visant à développer auprès de ses agents des écogestes et des bonnes pratiques pour expérimenter sereinement un nouvel environnement numérique.

L’accélération des projets et des processus

C’est le besoin de proposer rapidement une solution fiable de collaboration à ses agents en télétravail qui a poussé la Métropole à déployer une plateforme originellement articulée autour de trois services hébergés dans le cloud : une messagerie instantanée, un espace de stockage, de partage et de co-édition de documents ainsi qu’un gestionnaire visuel de tâches (type Kanban). Suite à cela, la Métropole a décidé de passer un marché public pour prendre en charge l’exploitation de cette plateforme et assurer sa montée en puissance. Une extension pour la visioconférence s’est ensuite greffée sur le projet, proposant ainsi une solution de communication et de collaboration complète qui optimise au mieux ses infrastructures.

La « preuve de concept » comme point de départ

Dès le printemps 2020, des spécifications ont été rédigées par les équipes d’architectes de la DAAG (Direction Adjointe Architecture et Gouvernance) de la Métropole. Le but : obtenir une démonstration de faisabilité qui réponde aux besoins les plus urgents dans le contexte particulier de crise sanitaire et de confinement. Scalabilité et sécurité faisaient partie des contraintes principales.

« Nous avons commencé avec un groupe de serveurs, qui a ensuite été dédoublé pour absorber la charge supplémentaire. Une fois l’infrastructure consolidée, le projet s’est constitué pas à pas, notamment en analysant l’Expérience Collaborateur, tout en visant à optimiser les coûts d’hébergement. En effet, la plateforme devait bien s’intégrer dans la stratégie de la Métropole, tout en tenant compte de ses contraintes budgétaires. Il fallait en effet gérer de façon optimum l’hébergement, le déploiement et le maintien en condition opérationnelle. Chaque service a été coconstruit et personnalisé, avec une validation des contraintes de sécurité et d’accès. L’enjeu était de taille puisque cette maquette devait toucher une population potentielle de 1 000 utilisateurs » raconte Patrick Abiven, manager et cofondateur d’Apitech.

La phase pilote ayant séduit les utilisateurs-clés, l’étape suivante s’est articulée autour d’une architecture évolutive susceptible, à terme, d’être disponible pour 9 000 utilisateurs. L’infrastructure sécurisée devait garantir une haute disponibilité avec une tolérance réduite de pannes.

Une équipe Digital Workplace dédiée à « ENSEMBLE »

Au sein de la DARBO (Direction Adjointe Relations Bénéficiaires et Opérations), trois chefs de produits spécialisés en services et parcours digitaux ont pris la suite de l’exploitation (« Run ») de ENSEMBLE afin d’assurer son suivi en production, après la phase d’installation (« Build »). Regroupés au sein du Service Relations Bénéficiaires (SRB), ces chefs de produits travaillent main dans la main avec la responsable projet, le directeur de projet, et les architectes de la DAAG de la partie « Build ». Parmi les exigences de la Métropole, la fiabilité et le déploiement pour un partage optimum à grande échelle de l’outil. En effet, l’architecture devait répondre à de nouveaux usages appelés à se multiplier. « L’équipe support d’Apitech a été très réactive et présente dans la vie des produits en production. Ils ont apporté une réponse très aboutie en termes d’architecture » estime Brigitte Fauvet, du SRB.

Une plate-forme complète pour de nouveaux usages complémentaires

Les quatre services proposés par ENSEMBLE sont les suivants :

  • Le module PARTAGEONS représente le futur de l’espace de stockage à long terme de la Métropole. Basé sur Nextcloud, il est utilisé comme un espace individuel dans lequel les agents peuvent déposer des documents, les coéditer en ligne avec Only Office et les partager, un usage nouveau dans leur quotidien qui permettra d’éviter l’envoi de pièces jointes et réduire la surcharge de la messagerie.
  • Le chat du module DISCUTONS, construit sur Rocket Chat, vise à faciliter les échanges en étant une alternative à la messagerie asphyxiée par la volumétrie de mails et de pièces jointes. Sa vocation est double : avec un personnel de plus en plus en télétravail, il devenait vital de conserver des échanges informels en ligne tout en facilitant la réactivité des équipes. « Elles l’ont très vite intégré dans leur façon de travailler en mode collaboratif. Le chat est très pratique pour le support informatique et la gestion de crise. En plus d’être un outil convivial, il devient indispensable aux équipes projets.
  • PLANIFIONS, un outil de gestion visuelle de tâches de type kanban basé sur Wekan, accompagne actuellement la phase « build » de prélancement.
  • La visioconférence, originellement basée sur Jitsi, avait été très vite adoptée pendant la crise sanitaire, jusqu’à supplanter les autres outils par son ergonomie et son accessibilité à tous sans licence. RÉUNIONS est un enrichissement de Jitsi en termes de sécurité : la solution a été paramétrée via un parcours utilisateur garantissant une totale confidentialité. Les utilisateurs entrent ainsi dans une réunion via un sas d’attente et toute personne extérieure doit attendre une permission d’accès. L’outil a été personnalisé aux couleurs de la Métropole afin de lui donner encore plus d’attractivité. Grâce à une architecture et des instances dédiées, la Métropole bénéficiera d’une performance et d’un niveau de service accrus sur ses outils collaboratifs.

Une adoption rapide grâce aux ambassadeurs internes

L’adoption et la dissémination des outils ENSEMBLE sont les fruits d’une succession de bonnes pratiques. Dans la phase pilote, l’outil avait été très vite pris en main par un groupe restreint d’agents, essentiellement une cinquantaine de chefs de projets avertis sur les outils numériques. Un accompagnement spécifique (webinaires, formations) a accompagné la mise en production. Selon l’équipe Digital Workplace, le bouche-à-oreille a aussi favorisé l’adoption grâce aux ambassadeurs qu’ont été les managers et les assistantes de direction. Par la suite, il est prévu de présenter systématiquement les services ENSEMBLE à tout nouvel arrivant.

Un des services de la plate-forme, le Chat DISCUTONS, est également disponible en client lourd sur le PC via un raccourci et ne nécessite donc pas de passer par une URL. Un exemple de sa convivialité : dans DISCUTONS, quand l’agent clique sur le téléphone, il peut lancer directement une visioconférence RÉUNIONS. Cet interfaçage permet aux agents une utilisation très fluide des outils. Dans cette optique, il est prévu aussi de mettre des raccourcis pour la visio dans les agendas Outlook. ENSEMBLE fédère donc de façon optimale des moyens de communication et de collaboration auparavant hétérogènes.

La Métropole prend conscience de nouveaux écogestes

Ce développement de bonnes pratiques permettra aux agents de la Métropole d’expérimenter sereinement une nouvelle vie numérique. Ces services informatiques utilisés à bon escient (messagerie, chat dédié, espace en ligne…) faciliteront le travail collaboratif, tout en rationalisant les gestes numériques du quotidien. Enfin, la Métropole tient à sa souveraineté numérique. La sécurisation des outils ENSEMBLE est donc primordiale afin de maîtriser d’un bout à l’autre les données véhiculées par ses agents. Faire appel à des outils et des compétences locales, et bénéficier d’un hébergement en France participe de cette sécurisation.

« La réponse architecturale d’Apitech nous a séduits, car elle permettra à la Métropole d’absorber et de suivre ses évolutions tout en maintenant la qualité de service. Ils ont su répondre à des attendus assez précis en amalgamant des outils très variés. Fédérer toutes les compétences nécessaires autour d’une gamme étendue de services n’est pas très courant. Enfin, ils partagent vraiment nos valeurs autour de l’open source. Nous sommes heureux de pouvoir compter sur un partenaire légitime dans cette communauté et qui va nous permettre de nous y impliquer aussi », conclut l’équipe Digital Workplace.

Tenté par l’univers des solutions libres ?

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    Pourquoi ne peut-on plus se passer de messagerie instantanée ?

    Pourquoi ne peut-on plus se passer de messagerie instantanée ?

    Messagerie instantanée / clavardage / chat (tchat) / IM (instant messaging) autant de noms pour parler d’un même système qui permet d’échanger des messages textuels et/ou des fichiers (images, vidéos, sons) en temps réel entre plusieurs utilisateurs connectés à la même communauté.

    Ces dix dernières années, notre façon de communiquer a été bouleversée

    Avec l’avènement des réseaux sociaux aux objectifs variés, les attentes se sont démocratisées. L’instantanéité, le partage de l’informel et la présence/visibilité, sont devenus des conditions sine qua non dans le contexte personnel comme professionnel.

    Cette année 2020 n’aura fait que renforcer les besoins de mieux communiquer, sans formalisme poussé, pour créer et maintenir nos liens. La messagerie instantanée apporte également une réponse à une problématique trop souvent constatée en entreprise : les boites mails sont saturées. Parfois pour des messages courts, ayant un intérêt limité dans le temps, parfois avec de nombreuses personnes en copie. Et lorqu’on souhaite rechercher ou remettre en lien des éléments, on perd beaucoup de temps. En plus d’offrir une solution efficace à ces problèmes, la messagerie instantanée offre de nombreux avantages, en voici quelques-uns.

    5 raisons d’adopter la messagerie instantanée :

    1. On retrouve les messages sur tous nos appareils, de manière claire

    Fini de jongler entre les clients mail aux interfaces complexes, différentes sur PC et sur smartphone, ou de chercher un mail dans une dizaine de dossiers imbriqués. Les solutions de messagerie instantanée proposent des interfaces claires, intuitives et uniformisées entre tous les appareils. De plus, les messages sont organisés en canaux et fils de discussions, faciles à retrouver.

    2. Il n’y a pas besoin de numéro de téléphone

    L’interconnexion des utilisateurs d’une même organisation de travail permet à tout un chacun d’apprendre à connaître ses collègues ou groupes de travail, sans passer par une tierce personne. Canaux de communication public, messages privés et groupes privés rendent les échanges plus instantanés, plus spontanés. Afin de ‘contrôler’ à minima l’accès des utilisateurs, une personne ne pourra rejoindre cette communauté que via le lien d’invitation d’un membre.

    3. Les messages sont accessibles de partout, tout le temps

    L’accès à la messagerie instantanée se fait sans configuration, il suffit que vous soyez connecté au réseau de votre entreprise, ou à internet pour échanger avec tous vos collègues, ou personnes externes habilitées ! Que que vous soyez au bureau, chez vous en télétravail ou même en déplacement, vous pourrez donc y accéder. C’est également un moyen très pratique d’alerter les autres lors du dysfonctionnement d’un outil ou d’un élément sur le réseau. Bien souvent, vous pouvez également passer des appels audio ou vidéo, sans coût supplémentaire !

    4. Parce que les messages sont plus ‘vivants’

    L’arrivée de messages textuels enrichis de smileys, de gifs, de vidéos, de prévisualisations des liens, permet de fédérer tout une communauté au travers d’un message, en y apportant des ‘réactions’ et ainsi montrer plus visiblement l’engagement des utilisateurs, la visibilité/portée de ce dernier 👍 . De plus, la messagerie instantanée fédère des utilisateurs appartenant à une même communauté de confiance, il n’y a donc pas de spam possible !

    5. C’est plus pratique pour les échanges de fichiers

    Lorsque l’on partage des photos ou vidéos le média s’affiche automatiquement, ce qui n’est pas souvent le cas dans les messageries traditionnelles. Plus besoin de télécharger le fichier, la photo s’agrandit par un simple clic, la vidéo se lance toute seule, les documents s’affichent et s’ouvrent automatiquement, parfois même sur des outils collaboratifs directement.

    6. BONUS : l’intégration à d’autres outils

    L’avantage de la messagerie instantanée, c’est que l’on peut facilement l’associer à d’autres outils : système de stockage de fichiers, plateforme de visioconférence, agenda, suivi des temps, … Pour cela, on peut utiliser des extensions existantes, mais aussi développer des chatbots, qui sont également très utile afin de fournir des réponses automatiques, faire remonter des informations (météo, statistiques, …) régulièrement, et bien plus encore !

    Avec tout cela, comment peut-on bien choisir la messagerie instantanée adaptée à ses besoins ?

    Pour le savoir il faut déjà identifier vos besoins, chaque messagerie instantanée a ses avantages et ses limites. Dans un contexte professionnel la sécurité des données est primordiale, en choisissant une solution à déployer localement, vous assurez à vos utilisateurs la confidentialité totale des échanges.

    Dans un contexte personnel vous allez vouloir vous baser sur des numéros de téléphone pour échanger avec des personnes de différents réseaux.

      Voici quelques noms représentatifs depuis plusieurs années de la messagerie instantanée :
    • la messagerie instantanée basée sur les numéros de téléphone : Whatsapp, Skype, Viber
    • la messagerie instantanée pour les membres d’une même communauté : Messenger (Facebook)
    • la messagerie instantanée qui se concentre en plus sur la sécurité et le contrôle des données : Telegram, Signal, RocketChat, Tchap – messagerie sécurisée de l’Etat
    • la messagerie instantanée qui s’interface à d’autres solutions : Slack, Microsoft Teams, Discord

    Finalement nous connaissons toutes et tous depuis des années le mail comme point central de toute communication. Avec la transformation des usages, le besoin d’instantanéité des plus ou moins jeunes générations, la messagerie instantanée supplanterait-elle cette logique ? Relayant ainsi en arrière-plan le mail formel, au profit des plateformes collaboratives (ndt. digital workplace) ?

    Grâce à nos réalisations, nous vous proposons une nouvelle façon d’organiser votre système d’informations grâce à des outils open-source structurés par Apitech. Pour en savoir plus contactez-nous 🧐😀 !

    Explorez les possibilités d’un environnement multi-plateformes avec Electron

    Explorez les possibilités d’un environnement multi-plateformes avec Electron

    Electron : unifiez vos applications pour simplifier vos développements

    Développée par GitHubElectron est une plate-forme dédiée à la création d’applications de bureau multi-plateformes (Mac, Windows et Linux) à l’aide des technologies Web. Cela signifie qu’au lieu d’écrire votre application de bureau dans des langages comme C# ou Objective C, vous écrivez votre application une fois en HTML, CSS, et JavaScript.

    Cette approche possédait habituellement des restrictions – si votre application voulait faire quelque chose qui n’était pas implémenté par le framework ou dans les limites de ce qu’un navigateur Web pouvait faire, vos options étaient très réduites.

    Electron est l’une des premières plateformes permettant de dépasser ces limites. En effet, Electron est totalement extensible grâce au possible ajout de librairies NodeJs. Avoir accès à l’ensemble de l’écosystème npm (node package manager est le gestionnaire de paquets officiel de Node.js) donne un énorme avantage à Electron comparé à d’autres plateformes.

    Electron fonctionne en combinant le navigateur libre Chromium et Node.js, ainsi qu’en ajoutant ses propres API en tant que modules de nœuds intégrés. Ces modules vous permettent d’interagir avec le système d’exploitation d’une manière que les navigateurs web ne permettent pas.

    Electron utilise la librairie File System de NodeJS afin d’avoir accès au système de fichier de l’ordinateur. Il est donc très facile de lire ou d’afficher un fichier provenant directement du pc de l’utilisateur. Cette fonctionnalité nous à permis de réaliser une application ayant accès aux mails archivés de l’utilisateur afin de les afficher directement sur un client Electron cf:Application avec Electron.

    Electron a permis le développement de nombreuses applications très connues comme :

    • Visual Studio Code
    • WhatsApp
    • Figma
    • Slack

    Pour tester cette plateforme, Electron a mis en place une “quick-start application” (ndt. application prête à l’emploi) permettant à un utilisateur de découvrir rapidement comment mettre en place un environnement Electron.

    Débuter avec Electron

    Des pré-requis jusqu’à l’installation

    Pour ce faire, téléchargez la dernière version de Node.js. Pour vérifier si Node.js est correctement installé, tapez les commandes suivantes dans votre terminal :

    • node -v
    • npm -v

    Les commandes doivent afficher les versions de Node.js et npm en conséquence. Si les deux commandes ont réussies, vous êtes prêt à installer Electron.

    Vous pouvez maintenant créer un dossier qui accueillera votre application Electron. A l’intérieur de celui-ci, ouvrez votre terminal et entrez la commande suivante :

    • npm init -y
    • npm i –save-dev electron

    Ces commandes permettrons d’installer Electron ainsi que toutes ses dépendances.

    Vous avez maintenant une installation complète d’Electron. Pour pouvoir lancer votre application , il vous faudra maintenant un script principal agissant comme le point d’entrée de votre application Electron.

    1. Créez un fichier main.js à la racine du dossier.
    2. Editez ce fichier à l’aide de votre environnement de développement (IDE – integrated development environment) :

    const { app, BrowserWindow } = require(‘electron’) function createWindow () { const win = new BrowserWindow({ width: 800, height: 600, webPreferences: { nodeIntegration: true } }) win.loadFile(‘index.html’) win.webContents.openDevTools() } app.whenReady().then(createWindow) app.on(‘window-all-closed’, () => { if (process.platform !== ‘darwin’) { app.quit() } }) app.on(‘activate’, () => { if (BrowserWindow.getAllWindows().length === 0) { createWindow() } })

    Pour plus d’informations sur ce code, vous pouvez vous référer au site web d’Electron https://www.electronjs.org/docs/tutorial/quick-start

    Electron possède 2 fonctionnement principaux :

    • Le premier est qu’il peut ouvrir directement des pages html comme le ferais un navigateur classique. C’est ce qui est montré dans l’exemple précédent.
    • Le deuxième est qu’il peut ouvrir directement une page web à partir de son URL. Pour ce faire, modifier la ligne win.loadFile(‘index.html’) par win.loadURL(‘votre_url’).

    Votre première application est maintenant créée, grâce à Electron.

    Pour évaluer les performances d’une application Electron, nous avons ouvert la même page web à savoir la page d’accueil d’Electron JS sur 3 navigateurs différents :
    – Google Chrome
    – Firefox
    – Electron

    Comme on peut le voir, Electron consomme beaucoup moins de ressources que ses opposants.
    Electron possède aussi un système d’auto update permettant aux applications de se mettre à jour automatiquement d’elles-mêmes. Cela permet d’optimiser le déploiement de l’application pour de nombreux utilisateurs.

    Une nouvelle solution de visioconférence de l’État à l’épreuve de la crise

    Une nouvelle solution de visioconférence de l’État à l’épreuve de la crise

     -Article rédigé par Emile MARZOLF sur acteurspublics.fr le 17 mars 2020, 15:59, mis à jour le 17 mars 2020, 16:00

    En pleine épidémie de coronavirus, la DSI de l’État pousse les administrations à utiliser l’une de ses solutions de visioconférence pour continuer à travailler à plusieurs et à distance. Alors même que celle-ci est encore en mode “bêta”.

    Webconférence de l'état

    Elle est officiellement toujours en mode “bêta”, mais elle s’apprête à sortir de son petit cercle d’utilisateurs dans les prochains jours. Face au confinement des agents publics, pour lesquels le télétravail est devenu impératif, la solution de réunion à distance de l’État, WebConference, va connaître son moment de vérité. La direction interministérielle du numérique (Dinum) invite en effet depuis la semaine dernière les ministères à utiliser en priorité deux de ses nouveaux outils de travail collaboratif. Tchap pour la messagerie instantanée, et qui avait connu une mise en route quelque peu chaotique lors de son lancement officiel en avril 2019. Et WebConference, donc, pour les
    réunions à distance. L’outil n’a pas été créé de toutes pièces par l’État, mais est basé sur le logiciel libre Jitsi.

    Pour qui ? La solution est libre et gratuite et s’adresse à tous les agents de l’État. Mais elle peut être utilisée par des personnes extérieures à l’État : citoyens, entreprises ou partenaires, sur simple invitation d’un agent public dans un salon. Aux dernières nouvelles, la Dinum revendiquait 12 000 utilisateurs mensuels, en version bêta. Depuis hier, le nombre de participants a déjà grimpé. Un peu plus de 250 personnes étaient en réunion ce matin, contre deux fois moins hier à la même heure. Dans l’après-midi, ce chiffre a encore doublé pour passer à 150 conférences pour plus de 500 participants.
    Cela reste toutefois bien loin du potentiel, l’État comptant quelque 2,5 millions d’agents. Hébergée et opérée par le ministère de la Transition écologique et solidaire, l’application est en ligne depuis septembre 2019, mais toujours en mode “bêta”. Cela veut dire qu’elle peut évoluer à tout moment pour prendre en compte les retours des utilisateurs et surtout s’enrichir de nouvelles fonctionnalités.

    Pour quoi faire ? La Dinum définit WebConférence comme “une application libre multi plate-forme de messagerie instantanée et  visioconférence”, réservée à un usage strictement professionnel. Elle permet donc de communiquer par audio et image, mais aussi, pendant que la réunion se déroule, d’éditer un texte de manière collaborative. “La sauvegarde des éléments rédigés pendant la durée de la webconférence” doit néanmoins être réalisée à chaque fois par les participants, “car le document utilisé pendant la durée du salon est détruit automatiquement en fin de session”.

    Plus concrètement, pour lancer ou participer à une conférence, l’agent doit se connecter via le Réseau interministériel de l’État (RIE) et se munir d’une webcam ou d’un casque-micro. Il lui suffit alors de se rendre sur la page d’accès interministérielle et de générer un code de conférence ou d’entrer celui que l’organisateur lui a envoyé. Et le tour est joué.

    Utilisation limitée

    Les fonctionnalités de l’application sont, quoi qu’il en soit, limitées, surtout en cette période de télétravail massif. “On s’en sert surtout pour l’audio, car on limite le recours à la vidéo”, indique un responsable informatique ministériel. “Je suis connecté toute la journée dessus, mais sans jamais utiliser la visio”, abonde un agent. Des pratiques qui rejoignent les  recommandations diffusées par la Dinum, qui invite les agents à limiter la consommation de la bande passante pour ne pas saturer le réseau. “Chez nous, seuls certains services l’utilisent en fonction des besoins, notamment des RIM [réunions interministérielles, ndlr], car les procédures d’inscription sont simples”, explique un autre responsable ministériel. C’est cette simplicité qui fait sa force, mais aussi ses limites.

    L’application est en effet strictement limitée aux usages non sensibles. Bien que les données communiquées soient chiffrées de bout en bout et que l’outil soit hébergé sur les serveurs de l’État, il ne peut pas être utilisé pour diffuser des informations confidentielles. “Vous pouvez utiliser la webconférence de l’État dans les mêmes cas où vous utilisez usuellement votre téléphone. Sauf indication contraire de votre hiérarchie, cela peut concerner toute  information qui n’a pas de mention de protection explicite (par exemple « diffusion restreinte » ou « confidentiel médical »)”, précise le site.

    Pour cela, il existe d’autres solutions ministérielles, ou encore proposées par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (Anssi), avec “Horus”. Ce système de “visio” est sécurisé au niveau “Confidentiel Défense” et serait utilisé par l’Élysée, les services du Premier ministre et certains centres opérationnels de crise, notamment à la Défense et à l’Intérieur.