Une nouvelle solution de visioconférence de l’État à l’épreuve de la crise

Une nouvelle solution de visioconférence de l’État à l’épreuve de la crise

 -Article rédigé par Emile MARZOLF sur acteurspublics.fr le 17 mars 2020, 15:59, mis à jour le 17 mars 2020, 16:00

En pleine épidémie de coronavirus, la DSI de l’État pousse les administrations à utiliser l’une de ses solutions de visioconférence pour continuer à travailler à plusieurs et à distance. Alors même que celle-ci est encore en mode “bêta”.

Webconférence de l'état

Elle est officiellement toujours en mode “bêta”, mais elle s’apprête à sortir de son petit cercle d’utilisateurs dans les prochains jours. Face au confinement des agents publics, pour lesquels le télétravail est devenu impératif, la solution de réunion à distance de l’État, WebConference, va connaître son moment de vérité. La direction interministérielle du numérique (Dinum) invite en effet depuis la semaine dernière les ministères à utiliser en priorité deux de ses nouveaux outils de travail collaboratif. Tchap pour la messagerie instantanée, et qui avait connu une mise en route quelque peu chaotique lors de son lancement officiel en avril 2019. Et WebConference, donc, pour les
réunions à distance. L’outil n’a pas été créé de toutes pièces par l’État, mais est basé sur le logiciel libre Jitsi.

Pour qui ? La solution est libre et gratuite et s’adresse à tous les agents de l’État. Mais elle peut être utilisée par des personnes extérieures à l’État : citoyens, entreprises ou partenaires, sur simple invitation d’un agent public dans un salon. Aux dernières nouvelles, la Dinum revendiquait 12 000 utilisateurs mensuels, en version bêta. Depuis hier, le nombre de participants a déjà grimpé. Un peu plus de 250 personnes étaient en réunion ce matin, contre deux fois moins hier à la même heure. Dans l’après-midi, ce chiffre a encore doublé pour passer à 150 conférences pour plus de 500 participants.
Cela reste toutefois bien loin du potentiel, l’État comptant quelque 2,5 millions d’agents. Hébergée et opérée par le ministère de la Transition écologique et solidaire, l’application est en ligne depuis septembre 2019, mais toujours en mode “bêta”. Cela veut dire qu’elle peut évoluer à tout moment pour prendre en compte les retours des utilisateurs et surtout s’enrichir de nouvelles fonctionnalités.

Pour quoi faire ? La Dinum définit WebConférence comme “une application libre multi plate-forme de messagerie instantanée et  visioconférence”, réservée à un usage strictement professionnel. Elle permet donc de communiquer par audio et image, mais aussi, pendant que la réunion se déroule, d’éditer un texte de manière collaborative. “La sauvegarde des éléments rédigés pendant la durée de la webconférence” doit néanmoins être réalisée à chaque fois par les participants, “car le document utilisé pendant la durée du salon est détruit automatiquement en fin de session”.

Plus concrètement, pour lancer ou participer à une conférence, l’agent doit se connecter via le Réseau interministériel de l’État (RIE) et se munir d’une webcam ou d’un casque-micro. Il lui suffit alors de se rendre sur la page d’accès interministérielle et de générer un code de conférence ou d’entrer celui que l’organisateur lui a envoyé. Et le tour est joué.

Utilisation limitée

Les fonctionnalités de l’application sont, quoi qu’il en soit, limitées, surtout en cette période de télétravail massif. “On s’en sert surtout pour l’audio, car on limite le recours à la vidéo”, indique un responsable informatique ministériel. “Je suis connecté toute la journée dessus, mais sans jamais utiliser la visio”, abonde un agent. Des pratiques qui rejoignent les  recommandations diffusées par la Dinum, qui invite les agents à limiter la consommation de la bande passante pour ne pas saturer le réseau. “Chez nous, seuls certains services l’utilisent en fonction des besoins, notamment des RIM [réunions interministérielles, ndlr], car les procédures d’inscription sont simples”, explique un autre responsable ministériel. C’est cette simplicité qui fait sa force, mais aussi ses limites.

L’application est en effet strictement limitée aux usages non sensibles. Bien que les données communiquées soient chiffrées de bout en bout et que l’outil soit hébergé sur les serveurs de l’État, il ne peut pas être utilisé pour diffuser des informations confidentielles. “Vous pouvez utiliser la webconférence de l’État dans les mêmes cas où vous utilisez usuellement votre téléphone. Sauf indication contraire de votre hiérarchie, cela peut concerner toute  information qui n’a pas de mention de protection explicite (par exemple « diffusion restreinte » ou « confidentiel médical »)”, précise le site.

Pour cela, il existe d’autres solutions ministérielles, ou encore proposées par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (Anssi), avec “Horus”. Ce système de “visio” est sécurisé au niveau “Confidentiel Défense” et serait utilisé par l’Élysée, les services du Premier ministre et certains centres opérationnels de crise, notamment à la Défense et à l’Intérieur.

Concours Sharing & Reuse : Apitech participe à la transformation numérique de l’état

Concours Sharing & Reuse : Apitech participe à la transformation numérique de l’état

Le concours Sharing & Reuse Awards 2019 s’adresse aux administrations publiques européennes, nationales, régionales ou locales qui cherchent à réduire les coûts, à accroître leur efficacité et à favoriser l’interopérabilité en réutilisant, partageant ou développant conjointement des solutions informatiques qui répondent aux exigences communes.

Pour la seconde édition du concours “Sharing & Reuse Awards” (organisé par le programme ISA²), nous avons participer aux côtés du Ministère de la Transition Ecologique et Solidaire (MTES) !

« Web conférence interministérielle » concourt dans la catégorie services informatiques partagés ayant le plus grand impact sur les citoyens et les entreprises

 Voici les éléments qui constituent notre participation au concours :

 

PERIMETRE

Pourquoi une plateforme de web conférence interministérielle ?

Le système de webconférence est dirigé par les autorités françaises pour :

  • Développer le travail collaboratif entre ses différents services et départements,
  • Faciliter la coopération entre les agents de l’Etat et les autres services publics (y compris association et structures privées)
  • Améliorer les relations entre les services publics français, les citoyens, les entreprises et toutes les organisations de la société civile.

La plateforme de webconférence interministérielle est une collection d’applications interconnectées, basées sur de l’open source et compatibles WebRTC. Elle permet aux responsables et agents de l’Etat français, depuis un poste de travail connecté au RIE (Réseau Interministériel de l’Etat) de créer et de rejoindre des réunions en ligne directement à partir d’un navigateur web et comprend des fonctionnalités additionnelles comme :

  • Le partage d’écran
  • L’édition collaborative de documents en temps réel
  • La messagerie instantanée

Naturellement, cette plateforme est conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la politique de sécurité du système d’information français. La sécurité des échanges de données audio / vidéo a été approuvé par l’Agence Nationale de la Sécurité des Système d’Information (ANSSI).

« Aujourd’hui, le Ministère de la Transition Ecologique et Solidaire et son partenaire de longue date APITECH, qui a en charge le développement et la maintenance de ce projet, a réussi à le rendre public et disponible auprès de tous nos partenaires et organisations externes à l’Etat en développant de nouvelles applications et modules en complément de ceux fournis par Jitsi. »

Ces nouvelles applications contribuent à renforcer la sécurité de la plate-forme en accordant le droit de créer des réunions en ligne uniquement aux responsables et agents des ministères français (grâce aux procédures d’identification).

Le service est actuellement utilisé par 9 ministères. En 2018, on recense 16 500 conférences et 48 000 participants sur la plateforme de webconférence interne.

BENEFICES

Quels sont les impacts de la webconférence interministérielle sur les administrations publiques impliquées ?

La solution, disponible depuis décembre 2016, a engendré des plans locaux d’équipement des ordinateurs de bureau (microphone, webcam) et parfois des optimisations de réseaux pour les premiers départements impliqués dans la communauté. L’enquête de déploiement et d’utilisation d’avril 2018 gérée par la DINSIC et les statistiques du service disponibles en ligne révèlent que :

  • La solution est déployée dans 18 régions du territoire national
  • Dans 3 nouvelles grandes régions, les autorités locales ont déployé jusqu’en 2017 un total d’environ 4 000 équipements (microphone, webcam)
  • En moyenne 543 réunions de collaboration par mois sont organisées avec la solution avec une moyenne de 3 utilisateurs par web conférence qui durent environ une heure. Cela représente de 500 à 1 000 trajets professionnels en moins, soit environ 3 000 heures économisées chaque mois
  • Cette solution contribue à éviter les accidents de la route et les maladies professionnelles liées à la fatigue et au stress (induites par de trop nombreux déplacements)
  • Une réduction de l’empreinte carbone, de l’entretien et de la réparation du parc de véhicules.

Pour un déploiement de 5 000 équipements début 2018, le déploiement est estimé à environ 10 000 équipements début 2019.

Quel sera l’impact du service pour les utilisateurs finaux ?

La promesse de cette solution est d’accélérer et alléger les procédures administratives des services publics aux entreprises et aux citoyens grâce au développement de la collaboration au sein des départements de l’État et à la coopération avec d’autres acteurs des services publics. Ces évolutions devraient également améliorer la qualité des services fournis au public grâce à des décisions plus coopératives et consensuelles entre les acteurs du service public.

Des expériences ont été lancées afin d’offrir aux candidats qui ne peuvent pas se déplacer ou qui vivent dans des régions isolées, en cas de recrutement ou d’examen, de nouveaux moyens d’accéder à leur dossier.

 

TECHNOLOGIES

Quelle est l’architecture du service ? Quelles sont les technologies utilisées ?

La plate-forme de webconférence interministérielle est basée sur le projet open source Jitsi. Cette application MVC Node.js est basée sur le Framework Express.js. Elle constitue le point d’entrée de la plate-forme et interagit avec le reste des applications Jitsi.

Le service est rendu évolutif par de l’équilibrage de charge (load balancing) entre deux serveurs physiques selon le nombre de conférences sur chaque serveur.

 

Le service repose principalement sur la technologie WebRTC pour le transfert de flux média entre les utilisateurs. Dans ce cas, l’application de routage vidéo Jitsi-videobridge SFU (Selective Forward Unit) gère les flux selon les participants. L’évolutivité est prise en charge par le calcul du nombre de conférences sur chaque SFU. Plus d’informations ici : https://github.com/jitsi/lib-jitsi-meet/blob/master/doc/tokens.md

La plate-forme de webconférence interministérielle utilise également les logiciels open source NGINX, Prosodie, Etherpad et MongoDB.

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Jitsi : la solution libre de web-conférence où règnent confidentialité et simplicité

Jitsi : la solution libre de web-conférence où règnent confidentialité et simplicité

Aujourd’hui, le terme de mobilité prend tout son sens grâce aux outils de web-conférence. Les entreprises et les grandes organisations peuvent réunir leurs collaborateurs autour d’une plateforme virtuelle pour des réunions de travail, des formations ou encore des séminaires. Les participants, derrière leur écran d’ordinateurs, smartphones ou tablettes, communiquent et échangent des données en temps réel à distance à travers un simple navigateur web.

Comparée aux réunions traditionnelles, généralement organisées par les entreprises, la web-conférence présente de nombreux avantages, non négligeables, tels que la simplicité, la rapidité et la souplesse dans l’organisation des réunions. Ces avantages attirent de plus en plus les organismes publics et les entreprises d’aujourd’hui, que ce soit dans le cadre du télétravail ou l’organisation de leurs réunions. Ces outils de communication permettent aux salariés de collaborer et échanger efficacement tout en réduisant leurs déplacements professionnels et, par conséquent, une réduction de leur impact environnemental, une réduction des coûts, mais aussi une meilleure gestion des ressources humaines.

Jitsi, un logiciel libre de web-conférence

Parmi les solutions de web-conférence on trouve Jitsi, un projet 100% libre basé sur la technologie WebRTC et développé initialement au sein des laboratoires de l’Université de Strasbourg par monsieur Emil Ivov. Cette solution permet la communication écrite, audio et visuelle entre périphériques distants depuis différents clients comme l’application desktop ou mobile ou tout simplement un navigateur web récent. Par défaut, dans une conférence entre deux participants, les échanges audio-vidéos passent automatiquement en mode pair-à-pair (en anglais peer-to-peer, abrégé « P2P »), ceci signifie que les clients communiquent entre eux sans passer par un ou plusieurs serveurs intermédiaires tout en garantissant la confidentialité des échanges.

Ce projet offre également de nombreuses fonctionnalités telles que le partage d’écran, le partage de documents collaboratifs en temps réel grâce à Etherpad, ainsi que la possibilité de consulter les statistiques d’utilisation. Jitsi intègre également des modules supplémentaires tels que l’interconnexion avec le réseau téléphonique, l’enregistrement des conférences ou encore l’authentification des participants.
L’utilisation de Jitsi, contrairement à celle des systèmes de visioconférences propriétaires, ne nécessite aucun matériel spécifique dédié à la visioconférence (grands écrans, caméras HD, salles réservées, terminaux et applications dédiés, etc.) mais tout simplement un navigateur web récent sans aucun composant supplémentaire.

Quels sont les composants de cette plateforme ?

La plateforme Jitsi rassemble différentes applications open-source :

  • Nginx : un serveur web Open Source et asynchrone.
  • Prosody : un serveur XMPP multiplateforme libre de messagerie instantanée écrit grâce au langage “Lua”. Ses vocations sont d’être faible consommateur de ressources, facile à utiliser et modulaire.
  • Jitsi-Meet : application JavaScript (côté client) qui intègre l’API WebRTC ainsi que l’ensemble des interfaces graphiques du service.
  • Jitsi-videobridge : Dans l’infrastructure Jitsi, Jitsi-videobridge joue le rôle du serveur média, il permet la communication audio/vidéo en multi-utilisateurs. Il s’agit d’une Unité de Renvoie Sélectif (Selective Forwarding Unit), similaire à une topologie de réseau en étoile, aussi appelée Hub and Spoke, c’est la topologie la plus courante actuellement. Elle est aussi très souple en matière de gestion et dépannage de réseau : la panne d’un nœud ne perturbe pas le fonctionnement global du réseau. En revanche, l’équipement central qui relie tous les nœuds constitue un point unique de défaillance : une panne à ce niveau rend le réseau totalement inutilisable. Chaque participant reçoit les flux médias indépendamment.
  • Jicofo : Un serveur de signalisation et de sessions qui sert à créer une nouvelle instance d’une conférence et à maintenir les différentes sessions entre chaque participant et Jitsi-videobridge.

Les principales fonctionnalités de Jitsi

Voici une liste non exhaustive des fonctionnalités de Jitsi :

  • Créer ou rejoindre un salon : Une fois sur la page d’accueil, l’utilisateur peut créer un nouveau salon. Si le nom existe déjà, il est redirigé vers le salon correspondant.
  • Verrouiller un salon : Pour plus de confidentialité, Jitsi propose aux modérateurs de verrouiller les salons avec un mot de passe, obligatoire pour chaque personne qui souhaite le rejoindre.
  • Discuter via le chat : Jitsi intègre un serveur XMPP pour la messagerie instantanée grâce auquel les participants peuvent échanger des messages pendant une conférence.
  • Partager un document Etherpad : Une des fonctionnalités les plus utiles de Jitsi est de pouvoir travailler sur des documents (fichier texte avec mise en page) en mode collaboratif et en temps réel grâce à l’intégration d’Etherpad.
  • Partager l’écran : Partager le contenu de son écran ou d’une fenêtre spécifique. Quand l’utilisateur clique sur le bouton « Partager mon écran », l’application vérifie si l’extension de partage d’écran est installée sur son navigateur, si ce n’est pas le cas il est redirigé vers le lien de l’extension dans Chrome Store pour les utilisateurs de Google Chrome/Chromium. Sur Mozilla Firefox, le partage d’écran est supporté nativement.

Envie de tester ?

Le fonctionnement de Jitsi est très simple. Il suffit de suivre les étapes suivantes :

  1. Se rendre sur le site Apitech qui héberge la plateforme : https://joona.icu
  2. Saisir un nom de salon et appuyer sur “Entrer”.
  3. Envoyer l’URL de la page aux personnes que l’on souhaite inviter.
Les nouveaux usages de la messagerie au Ministère

Les nouveaux usages de la messagerie au Ministère

Le Pôle National d’Expertise Annuaire et Messagerie joue un rôle majeur au sein du Ministère de l’Environnement, de l’Energie, et de la Mer (MEEM) car il répond aux demandes d’évolutions de la maîtrise d’ouvrage interne qui prend en compte les problématiques d’une messagerie collaborative unifiée entre plusieurs ministères avec de stricts critères de sécurité.

Le travail collaboratif se vit au quotidien grâce à l’outil grâce à l’outil de planification de réunions “Pégase” développé par Apitech. Les contraintes de sécurité sont très poussées : aucune information sur les agents du ministère, ni sur les plannings de réunion vis-à-vis du personnel extérieur – seules les personnes authentifiées peuvent créer une réunion conformément aux consignes de sécurité du ministère pour l’usage de ce “doodle-like”. Pour Patrick C. : “c’est un outil très simple à utiliser avec une interaction très conviviale”. Par ailleurs, la messagerie Mélanie 2, utilisée par les services du MEEM mais aussi certaines entités des ministères de l’agriculture et de la santé, intègre désormais des fonctionnalités de stockage distant, de partage et d’édition de fichiers en ligne grâce au logiciel libre OwnCloud.

Les fichiers traités sont stockés sur un serveur contrôlé par le MEEM ou hébergé chez un prestataire reconnu. OwnCloud est riche d’une communauté de plusieurs milliers de contributeurs, ce qui garantit que tous les aspects de sécurité auront été pris en compte efficacement afin de coller aux directives du ministère. Petit bonus non négligeable : les usagers de la messagerie peuvent désormais envoyer des messages jusqu’à 2 Go. Apitech a contribué à la conception d’un mécanisme basé sur des interfaces permettant, lorsqu’un mail dépasse la taille limite, de basculer automatiquement sur cette fonctionnalité appelée Melanissimo plutôt que d’avoir un message d’erreur. L’outil permet d’avoir un suivi et de voir qui a téléchargé et ouvert la pièce jointe.

Le MEEM a mis en place une fonctionnalité de web-conférence pour un usage interministériel. Apitech s’est chargé de la mise en place technique du prototype selon les directives du Ministère. Une DREAL (Direction Régionale de l’Environnement et du Logement) va servir de test, avant déploiement du système au reste des régions, pour un nombre défini d’utilisateurs.

“Apitech est partie prenante sur ces développements, ils font toujours preuve de réactivité et de créativité sur tous les sujets concernant la messagerie. Grâce à son savoir-faire technique, l’équipe a facilité la mise en place de solutions innovantes” conclut Patrick C.

Points à retenir :

  1. Des fonctionnalités pratiques très conviviales (agendas partagés, stockage distant, pièces jointes de grande taille et web conférence)
  2. Des solutions sécurisées
  3. Une démarche Open Source
Réactivité, créativité, évolutivité pour une messagerie d’envergure nationale

Réactivité, créativité, évolutivité pour une messagerie d’envergure nationale

Témoignage de Patrick C., responsable du Pôle National d’Expertise Annuaire et Messagerie du Ministère de l’Ecologie, du Développement Durable et de l’Energie, à propos de l’expertise Apitech dans le domaine des Annuaires et des Messageries.

La mutualisation des moyens informatiques apporte un cortège de défis cruciaux à relever pour les services techniques des divers ministères qui doivent offrir des solutions performantes et innovantes notamment auprès de l’entité de référence : la DINSIC (Direction Interministérielle des Systèmes d’Information et de Communication).

Partenaire reconnu, Apitech participe aux travaux d’architecture, de réalisation de composants logiciels, de prestations de service en supervision de niveau 2 sur les sujets d’annuaires, de messagerie (serveur, client) et de synchronisation de terminaux mobiles.

Le pôle National assure la maîtrise d’oeuvre complète de l’annuaire et de la messagerie du Ministère, c’est à dire qu’il prend en charge la conception, le développement, la mise en production et l’assistance de solutions réalisées autour de logiciels libres. Les évolutions futures dans ces domaines sont très vastes et en mutation perpétuelle avec des problèmes de sécurité complexes générés par l’utilisation croissante des périphériques d’accès.

D’autre part, les volumes d’informations sont en augmentation constante : le Pôle National doit gérer 100 000 boîtes aux lettres, un annuaire avec 500 000 entrées et un flux avoisinant le million de messages au quotidien. “L’expertise d’Apitech autour de l’email (routage, antivirus, antispam se révèle précieuse dans ce contexte” confie Monsieur Chaleat. En effet, l’usage de la messagerie et des agendas étant en progression régulière, une réactivité maximum est nécessaire pour que les défauts éventuels de fonctionnement soient totalement transparents. Parallèlement, le Pôle National doit également répondre à des appels à projets de la DINSIC relatifs à un annuaire fédérateur et à l’hébergement de boîtes aux lettres d’autres ministères, destinés à faire face à la nouvelle organisation territoriale de l’Etat pour soutenir les évolutions économiques et administratives du pays.

“Par sa sensibilité technique, sa réactivité aux évolutions constantes du monde informatique et sa force créatrice pour s’approprier des nouvelles technologies issues du monde du logiciel libre, Apitech a su pleinement répondre à nos enjeux de performances et de fiabilité. Son apport par exemple en matière de synchronisation de téléphones ou d’intégration d’interfaces web est indéniable. C’est un partenaire solide qui présente une continuité dans l’apport d’expertise” selon Monsieur Chaleat.

“Nous apprécions leur capacité à s’approprier rapidement les technologies liées aux infrastructures LDAP complexes, aux clients Mozilla Thunderbird, ainsi qu’à la mise en place de serveurs CalDAV pour les échanges de contacts ou d’agendas”.

Mélanie2 : une messagerie d’envergure bâtie sur un socle de logiciels open source

Mélanie2 : une messagerie d’envergure bâtie sur un socle de logiciels open source

Le Ministère de l’Ecologie, du Développement Durable, des Transports et du Logement vient de renouveler sa confiance à la société Apitech pour assurer le support et l’évolution de sa messagerie Mélanie 2 bâtie sur un socle de logiciels open source.

Monsieur Jean-Claude R., responsable de la coordination du projet et du marché au sein du Centre de Prestations et d’Ingénierie Informatiques a accepté de partager son témoignage sur les prestations réalisées par Apitech au sein du Pôle National d’Expertise Messagerie.

La volumétrie de la messagerie Mélanie 2 est de 85000 boîtes aux lettres, 55000 utilisateurs en mode client riche (le courrielleur Mélanie 2 se compose de Mozilla Thunderbird, de Mozilla Lightning et d’extensions Apitech), 44000 utilisateurs en mode Web (suite PHP Horde / Kronolith avec des adaptations Apitech) et la synchronisation de plus de 2000 assistants numériques (au travers d’interfaces z-Push et CalDAV).

Comme le confie Jean-Claude R., pour une messagerie d’une telle envergure “si la panne est le risque majeur, les performances et l’ergonomie doivent être optimales et les équipes Apitech nous apportent leur technicité, leur réactivité et leur esprit d’innovation”.

Face aux prochains enjeux organisationnels (réduction des déplacements, mutualisation progressive des moyens informatiques de l’Etat) et technologiques (généralisation des terminaux mobiles, mise en oeuvre d’architecture de communications unifiées), le Ministère compte sur Apitech pour aborder ces nouveaux défis.

Et pour conclure, Jean-Claude R. nous adresse ses encouragements “Je souhaite que pour Mélanie 2, Apitech continue à faire preuve d’efficacité et du sens des réalités, tout en étant force de proposition face aux évolutions techniques et organisationnelles qui s’annoncent”.