Comment EMALEC a sécurisé la migration de son système d’information

Comment EMALEC a sécurisé la migration de son système d’information

Grâce à une méthodologie agile d’industrialisation, l’entreprise spécialiste en maintenance multitechnique et multisites a assuré la continuité de service de son outil de production MozarIS basé sur des technologies Microsoft actuelles.

MozarIS est l’élément central du Système d’Information d’Emalec (450 pers., CA 60 M€, 7 filiales dont 3 à l’étranger). Il pilote en central les métiers indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise (RH, comptabilité, production, informatique, gestion…). Originellement développé en VB6 au début des années 2000 par Apitech, l’outil restait fiable, mais une réflexion a été menée pour assurer sa pérennité, en phase avec des technologies Microsoft actuelles (.Net et C#). Il s’agissait d’un challenge d’envergure puisqu’il concernait la migration de l’application existante à l’identique vers le nouvel environnement, sans pertes de fonctionnalités ni relooking avec un fort enjeu de continuité de service. Une mission confiée à son prestataire historique, Apitech, dans son activité de réalisation et de maintenance de logiciels spécifiques comme le raconte Vincent Sauvageon, directeur informatique chez Emalec en charge du projet.

« Nous avons choisi d’avancer de manière agile, itérative, en intégrant des petits modules fonctionnels (…). Apitech a su répondre à toutes ces problématiques. Ce prestataire de confiance et de qualité apporte une connaissance et une performance très appréciable. »
Vincent Sauvageon, directeur informatique Emalec

Des problématiques techniques et organisationnelles cruciales

Beaucoup de PME se demandent comment procéder pour migrer leurs outils informatiques dédiés à la production. D’autant que Microsoft annonce assez fréquemment l’arrêt de la maintenance de certains modules techniques. Dès lors, faut-il passer sur une offre packagée, un progiciel ou réussir à conserver l’existant ? C’est ce dernier pari qu’a souhaité relever Emalec, ce qui a impliqué la mise en œuvre d’une méthodologie d’industrialisation susceptible de faire cohabiter les deux versions : l’historique et la nouvelle en cours de développement, sans régression ni rupture fonctionnelle.

La centralisation de l’informatique

L’équipe de Vincent Sauvageon est composée de six personnes, dont trois développeurs, un support hotline pour la partie bureautique ainsi qu’un administrateur systèmes et réseaux. Outre l’outil de production MozarIS, le service gère également trois sites web orientés clients, techniciens et sous-traitants ainsi qu’un très gros parc téléphonique.

Au niveau du siège, l’équipe planification gère les tournées des techniciens, qui assurent la maintenance curative et préventive d’équipements les plus divers. Les techniciens terrain doivent avoir accès en permanence à ce système afin de ne pas être bloqués lors d’une intervention, car la moindre panne est préjudiciable et peut provoquer d’énormes pertes financières. L’ERP étant connecté à leurs tablettes, ils synchronisent celles-ci quotidiennement pour obtenir les dernières informations concernant les actions qu’ils ont à mener. Toutes les filiales françaises sont connectées dessus. Chacune peut avoir un serveur de fichier pour ses données propres, mais tout est sauvegardé centralement.

Un outil spécifique pour couvrir les seuls besoins de l’entreprise

« MozarIS intègre des ponts avec des outils financiers incontournables au niveau de la gestion de la paie et de la comptabilité. Contrairement à un ERP sur étagère de type SAP bénéficiant d’une large palette de fonctionnalités, MozarIS ne répond qu’à nos seuls besoins et nous en avons le plein contrôle. En matière de support, un éditeur est sélectif au niveau des retours utilisateurs. Or, il fallait que toutes nos remarques soient prises en compte. L’informatique devait avoir la main sur les développements afin de répondre dans un délai très court à des demandes très diverses des chargés d’affaires et de notre gouvernance. Par conséquent, il nous fallait un outil flexible construit autour d’une structure solide » explique Vincent Sauvageon.

Des développements en mode agile pour atteindre le « zéro indisponibilité »

MozarIS est divisé en deux : un côté fonctionnel d’une part et, d’autre part, toute la partie infrastructure sur laquelle de gros investissements ont été réalisés pour atteindre la « zéro indisponibilité » de l’outil fonctionnel. Il fallait répondre à des problématiques clients ou de production ne pouvant attendre une nouvelle mise à jour du logiciel par un éditeur, d’où la nécessité de conserver la main sur l’outil. « Apitech a su répondre à toutes ces problématiques. Ce prestataire de confiance et de qualité apporte une connaissance et une performance très appréciable. Nous avons décidé de basculer sur du .Net et du C# pour sécuriser l’évolution et la pérennité de MozarIS.» raconte Vincent Sauvageon.

Eviter l’effet tunnel

Emalec tenait absolument à éviter un « effet tunnel » en termes de méthodologie, qui aurait consisté à échelonner des développements tout au long de l’année avec un « big bang » final remplaçant l’existant par le nouvel outil. Or, le risque de surplace était trop important : « nous aurions été bloqués en termes de mises à jour et d’évolutions. Nous avons donc choisi d’avancer de manière agile, itérative, en intégrant des petits modules fonctionnels avec des allers et retours jusqu’à ce que cela fonctionne avant de passer en production. Cette logique ingénieuse d’avancée pas-à-pas a permis aux utilisateurs de continuer à utiliser l’outil actuel. Dès qu’un module était prêt, il était injecté à la place de l’ancien de façon transparente. Le système vivait avec deux technologies en parallèle : un gros module en VB6 et celui en cours de déploiement, dans lequel se trouvaient les nouvelles briques, avec des passerelles entre les deux. La fonctionnalité la plus cruciale – la gestion des DI (demandes d’intervention) – a été traitée à la fin, après nous être assurés du bon fonctionnement général ».

Entrons dans la technique avec Apitech

Pour Philippe, consultant technique chez Apitech : « Les choix techniques ont été déterminants dans la réussite de ce projet conséquent (470 formulaires et plus de 600 jours de développement) et critique pour l’entreprise puisque MozarIS constitue la colonne vertébrale d’Emalec. L’écran principal d’entrée comprenait une trentaine de boutons, chacun donnant accès à une fonction de l’entreprise (Clients, Comptabilité etc.). Au total, on naviguait dans une arborescence de 470 formulaires. Impossible de tout traiter d’un coup ! Nous avons donc découpé l’ensemble du projet en 70 lots de tailles différentes, en prenant en compte le fait que certains formulaires étaient communs à plusieurs branches de l’arborescence ».

L’implication de testeurs internes

Les modules ont été préalablement déployés auprès d’un nombre restreint de collaborateurs pour éviter d’incessants allers et retours avec les utilisateurs finaux. « Nous avions mobilisé une personne ou deux du service informatique pour éliminer toutes les problématiques visuelles ou techniques simples. Par la suite, les testeurs métiers ont pu tranquillement prendre l’outil en main sans tomber sur de gros bugs. À ce stade, nous n’avons pas souhaité d’évolutions fonctionnelles, car nous ne voulions pas courir le moindre risque ».

Le travail du quotidien facilité

Le premier bénéfice constaté fut l’absence de perte fonctionnelle. Pour Vincent Sauvageon, « L’implantation de nouveaux composants technologiques nous a permis d’améliorer certaines fonctionnalités d’affichage de listes, de présentation et de tri. Ces évolutions ont apporté de réels « plus » aux collaborateurs. Nous avons des centaines de listes, tous types de formulaires, des demandes d’interventions, tout ce qui concerne la production de l’entreprise. Nous avons rajouté des fonctionnalités permettant à l’utilisateur d’être beaucoup plus performant dans la recherche d’informations à l’écran. Ces listes ont donc été simplifiées et améliorées. ».

Il ajoute : « La nouvelle base technologique permet à Emalec d’envisager sereinement les années à venir et d’aller plus loin dans le fonctionnel pour traiter les nouvelles demandes. Le ROI ne se matérialise pas financièrement parlant, mais impacte positivement le ressenti de confort de travail au quotidien ».

De nombreux projets de développement

Les thématiques futures impliquent beaucoup de sujets d’automatisation :

  • Intégration de la signature électronique via l’industrialisation de la chaîne de validation des contrats avec les sous-traitants.
  • Dématérialisation des factures papier pour préparer sereinement 2024.
  • Évolution des sites web, techniciens et clients.
  • Intégration d’un outil de ticketing pour l’informatique, intégré à MozarIS.

« Apitech a grandement contribué à la mise en place de passerelles entre MozarIS et les outils de nos clients. Nous allons poursuivre cette démarche, car il est indispensable d’avoir une ouverture vers nos clients, notamment des grands comptes qui nécessitent des processus automatisés. Ainsi, les demandes curatives urgentes arriveront directement au niveau des chargés d’affaires, le but étant de réduire le temps de traitement » conclut Vincent Sauvageon.

EMALEC : quelques repères pour ces spécialistes de la maintenance multitechnique et mutisites en Europe

 

Chiffres clés Activités Du point de vue opérationnel
Plus de 20 ans d’expérience Protection incendie Etudes
450 salariés Génie climatique Conception
250 techniciens salariés Sécurité Réalisation
250 000 interventions / an Second oeuvre Contractualisation
60 millions d’euros de CA Génie électrique Réalisation
Filiale du Groupe SAMSIC (2017) Plomberie / Serrurerie Livraison

Le savoir-faire d’Apitech d’adapte à vos contraintes métier

Contactez-nous et nous étudierons votre projet selon vos enjeux.

    Mozart, un ERP propriétaire complet pour Emalec

    Mozart, un ERP propriétaire complet pour Emalec

    Retour sur les actions menées avec la société EmalecEmalec est spécialisée dans la maintenance technique multisites en 7 langues et en 24×7. En 2001, cette société d’une quinzaine de personnes n’était pas encore équipée en informatique de gestion. Elle a souhaité depuis maîtriser l’ensemble de son opérationnel et de ses développements au travers d’outils sur-mesure, gages d’avantage concurrentiel. Retour avec Jean J., son président, sur les choix stratégiques d’une belle “success story” désormais riche de 300 collaborateurs, à laquelle Apitech est fière d’avoir contribué.

    La maîtrise de son outils permet à Emalec de faire face à des contraintes multiples en termes de service, de qualité, de réactivité, et de traçabilité. Pour gérer 300 000 interventions et actions à l’année en multilingue, c’est indispensable. Des problématiques de redondance, de sécurité et de sauvegarde sont courantes. La société suit également les évolutions des outils web (tablettes).

    La volonté de départ a consisté à se focaliser sur des développements spécifiques plutôt que de choisir un produit sur étagère. C’est ainsi qu’à été conçu le système “Mozart”, un ERP propriétaire qui permet à Emalec de gérer l’ensemble de ses interventions (plus de 18 000 sites en France et Europe) ainsi que le fonctionnement au quotidien de l’entreprise.

    “C’est l’expérience qui m’a guidé vers ce choix” explique Monsieur J. “J’ai testé par le passé 4 ou 5 outils de GMAO mais il s’est très vite avéré qu’ils n’étaient pas adaptés à nos besoins dans le domaine du bâtiment. Les outils sur étagère sont beaucoup trop complets, un faible pourcentage de leurs fonctionnalités est exploité et ils ne sont pas du tout conviviaux. Bien que souvent vendus à un tarif attractif, le coût de la maintenance devient vite prohibitif et la réactivité du support n’est que rarement au rendez-vous”.

    Cet ERP d’entreprise devait répondre parfaitement aux contraintes opérationnelles d’Emalec, qui étaient aussi celles de ses clients. L’outil devait être le plus flexible possible pour gérer toutes sortes de problématiques techniques de maintenance (réparation de serrures, de rideaux métalliques, réparation de fuites etc) émanant d’un éventail très large de métiers (parmi ses clients, citons par exemple Auchan, Bouygues, …)

    Pour Monsieur J., les entreprises qui n’ont pas de culture informatique optent souvent par défaut pour des outils du commerce mais elles en pâtissent par la suite. Dans le bâtiment, il faut répondre à de nombreuses demandes de mises à jour, de maintenance préventive ou corrective. Il est primordial que la prise de décision soit facile et qu’une vision synthétique apparaisse au travers d’un outil convivial.

    Par ailleurs, Emalec s’oriente de plus en plus vers le “facility management”, en intégrant la notion de durée et en prenant en compte tous les services techniques périphériques de ses clients. De plus en plus de clients externalisent en effet leur gestion de patrimoine.

    Apitech a su cerner les attentes d’Emalec lors de la constitution détaillée du cahier des charges, ils connaissent parfaitement nos besoins et savent anticiper nos évolutions. Un partenariat de confiance s’est développé car il y a eu une réelle vision sur la durée. Flexibilité, écoute, souplesse et respect de confidentialité en sont les maîtres-mots“.