Les nouveaux usages de la messagerie au Ministère

Les nouveaux usages de la messagerie au Ministère

Le Pôle National d’Expertise Annuaire et Messagerie joue un rôle majeur au sein du Ministère de l’Environnement, de l’Energie, et de la Mer (MEEM) car il répond aux demandes d’évolutions de la maîtrise d’ouvrage interne qui prend en compte les problématiques d’une messagerie collaborative unifiée entre plusieurs ministères avec de stricts critères de sécurité.

Le travail collaboratif se vit au quotidien grâce à l’outil grâce à l’outil de planification de réunions “Pégase” développé par Apitech. Les contraintes de sécurité sont très poussées : aucune information sur les agents du ministère, ni sur les plannings de réunion vis-à-vis du personnel extérieur – seules les personnes authentifiées peuvent créer une réunion conformément aux consignes de sécurité du ministère pour l’usage de ce “doodle-like”. Pour Patrick C. : “c’est un outil très simple à utiliser avec une interaction très conviviale”. Par ailleurs, la messagerie Mélanie 2, utilisée par les services du MEEM mais aussi certaines entités des ministères de l’agriculture et de la santé, intègre désormais des fonctionnalités de stockage distant, de partage et d’édition de fichiers en ligne grâce au logiciel libre OwnCloud.

Les fichiers traités sont stockés sur un serveur contrôlé par le MEEM ou hébergé chez un prestataire reconnu. OwnCloud est riche d’une communauté de plusieurs milliers de contributeurs, ce qui garantit que tous les aspects de sécurité auront été pris en compte efficacement afin de coller aux directives du ministère. Petit bonus non négligeable : les usagers de la messagerie peuvent désormais envoyer des messages jusqu’à 2 Go. Apitech a contribué à la conception d’un mécanisme basé sur des interfaces permettant, lorsqu’un mail dépasse la taille limite, de basculer automatiquement sur cette fonctionnalité appelée Melanissimo plutôt que d’avoir un message d’erreur. L’outil permet d’avoir un suivi et de voir qui a téléchargé et ouvert la pièce jointe.

Le MEEM a mis en place une fonctionnalité de web-conférence pour un usage interministériel. Apitech s’est chargé de la mise en place technique du prototype selon les directives du Ministère. Une DREAL (Direction Régionale de l’Environnement et du Logement) va servir de test, avant déploiement du système au reste des régions, pour un nombre défini d’utilisateurs.

“Apitech est partie prenante sur ces développements, ils font toujours preuve de réactivité et de créativité sur tous les sujets concernant la messagerie. Grâce à son savoir-faire technique, l’équipe a facilité la mise en place de solutions innovantes” conclut Patrick C.

Points à retenir :

  1. Des fonctionnalités pratiques très conviviales (agendas partagés, stockage distant, pièces jointes de grande taille et web conférence)
  2. Des solutions sécurisées
  3. Une démarche Open Source
La salle de classe version 2.0 de Schneider Electric

La salle de classe version 2.0 de Schneider Electric

Le service Formation a souhaité créer sa propre solution de salle de classe distante adaptée à une clientèle constituée d’artisans, de TPE ou PME. “Nous nous sommes tournées vers une solution personnalisée à travers un appel d’offres remporté par Apitech, grâce à leur parfaite connaissance de notre métier” explique Bernard D. Il fallait aller au-delà de la simple formation à distance avec un animateur formateur présent à tout instant pour piloter plusieurs stagiaires à la fois. Une salle est dédiée spécifiquement à la “Digital Classroom” dans le centre de Rueil-Malmaison (92)”

Apitech a joué un rôle de conseil sur des outils existants et a fait le lien entre tous les logiciels impliqués dans le système pour les faire communiquer ensemble et échanger de l’information. Les stagiaires s’inscrivent aux formations distantes via l'”Open Portal” de Schneider Electric. La plateforme conçue par Apitech interroge le système, met à jour la liste des participants, envoie des mails aux inscrits avec des informations d’accès, les licences. Un utilitaire collecte les données, les met en forme et les transmet au service administratif qui dialogue avec les OPCA. Le formateur peut intervenir à tout moment pour aider, conseiller et corriger en reprenant la main sur le PC du stagiaire. Au bout du compte, il s’agit de l’exacte transposition distante des cours dispensés en présentiel.

Avantages de la salle de classe 2.0 :

  1. Offre adaptée aux PME
  2. Niveau de qualité identique au présentiel, les contraintes du déplacement en moins
  3. Plus flexible qu’un e-learning
  4. Enseignement innovant

Le “+” différenciant : ils peuvent visualiser celles-ci via une webcam.

“Nous avons beaucoup d’ambitions pour ce projet qui devrait nous permettre d’accroître sensiblement notre nombre de stagiaires. La solution Apitech répond parfaitement à nos attentes. L’équipe a su se montrer flexible et s’adapter à notre cahier des charges, ce qui n’aurait peut-être pas été le cas de grands groupes” explique Bernard D..